Comment prioriser les tâches ?

Comment prioriser les tâches dans sa vie personnelle et professionnelle ?

Nous vivons dans un monde où tout va vite et tout semble urgent. Que ce soit au travail ou à la maison, nous nous sentons en permanence débordés par tout ce que nous avons à faire. Nous ne savons même plus par où commencer et cela génère beaucoup de stress. Comment prioriser ses tâches pour garder ses objectifs à l’esprit, mieux gérer les imprévus et gagner en efficacité ? Cela peut paraître paradoxal, mais pour ralentir le rythme, il est nécessaire de bien s’organiser.

Sommaire

Mieux se connaître pour mieux s’organiser

Une organisation efficace n’est pas seulement basée sur des méthodes et des outils, elle doit avant tout reposer sur une bonne connaissance de soi : valeurs, vision et rythmes biologiques.

Connaître ses valeurs

Lorsque nos tâches sont en accord avec nos valeurs, nous sommes plus motivé·e·s pour les réaliser. Ainsi, leur réalisation est plus fluide et plus rapide. Aussi petites soient elles, les tâches qui ne sont pas alignées avec nos valeurs nous demandent une énergie énorme.

Connaissez-vous vos valeurs ? Si vous n’avez jamais fait ce travail d’introspection, je vous invite à prendre un petit carnet et à noter les valeurs qui sont importantes pour vous. Vous pouvez vous inspirer de cette liste, par exemple.

Ces valeurs doivent être nourries dans vos activités professionnelles et personnelles. Comment pourriez-vous changer votre manière de faire pour les alimenter davantage ?

Avoir une vision claire pour mieux prioriser les tâches

Avant de passer à la priorisation des tâches, il est indispensable d’avoir une vision claire de ce qu’on veut, que ce soit dans sa vie professionnelle ou personnelle.

La vision, c’est une sorte de grand objectif à garder en ligne de mire à tout moment. Qu’est-ce que je veux faire de ma vie ? Comment serait ma vie idéale ? Qu’est-ce que je voudrais atteindre ?

Comme pour les valeurs, prenez un moment pour réfléchir à cette vision et l’écrire cette dans votre petit carnet.

Bien se connaitre pour prioriser les tâches

Connaître ses rythmes biologiques

Nos capacités physiques et mentales fluctuent au cours de la journée. En connaissant mieux nos rythmes biologiques, nous pouvons organiser nos activités en fonction et améliorer notre efficacité.

Par exemple, je sais que de 14h à 16h, je suis en général dans un état plutôt somnolent, et donc j’évite de planifier des activités qui me demandent beaucoup de concentration. Sinon, je risque d’y passer trois fois plus de temps que si j’avais réalisé la même activité le matin à 9h.

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La matrice d’Eisenhower : un outil pour prioriser ses tâches

La matrice d’Eisenhower est un outil d’organisation indispensable qui permet de prioriser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Elle donne la priorité aux tâches importantes et permet également de faire baisser la charge mentale.

Urgent ou important ?

Pour déterminer si une tâche est importante, il faut se demander si elle a un impact sur notre vision, c’est-à-dire nos grands objectifs de vie (d’où l’importance de les avoir clarifiés avant).

Par exemple, si déménager à la campagne fait partie de mes grands objectifs de vie, la recherche d’un logement dans la région choisie est une tâche importante. Elle n’est pas forcément urgente.

Les tâches urgentes, quant à elles, sont celles qui comportent un risque ou des conséquences importantes à ne pas être traitées immédiatement. Mais elles n’ont pas forcément un impact sur nos grands objectifs de vie.

Par exemple, si je ne passe pas le contrôle technique de ma voiture avant la date limite, je risque une amende et l’immobilisation du véhicule. Je ne pourrais plus me déplacer et perdrais de l’argent inutilement. Il s’agit donc d’une tâche urgente, qui n’est pas forcément importante dans le sens où elle ne me rapproche pas de mes grands objectifs de vie.

La matrice d'Eisenhower pour priser les tâches

Comment prioriser les tâches en fonction de l’urgence et de l’importance ?

Les tâches urgentes et importantes sont la priorité. Il est préférable de les réaliser soi-même.

Les tâches urgentes mais non importantes sont de bonnes candidates à la délégation. La délégation ne signifie pas simplement faire faire à d’autres ce qu’on devrait faire nous-mêmes. En choisissant de déléguer certaines tâches à des personnes qui savent le faire mieux que nous, elles seront exécutées plus vite et mieux. Comme l’explique Christine Lewicki dans son livre Wake-up, cela nous permet de nous concentrer sur les tâches correspondant à nos zones d’excellence et de génie, pour lesquelles, nous avons une véritable valeur ajoutée.

Déléguer certaines responsabilités, que ce soit à ses collaborateurs dans le monde professionnel ou à ses enfants dans la sphère privée, permet de les impliquer et de les valoriser. Il faut bien sûr faire attention aux compétences et à la motivation de la personne, et accorder beaucoup d’importance à la communication. Il faut être conscient que la tâche ne sera pas forcément réalisée exactement de la même manière que si vous l’aviez faite, mais ce ne sera pas moins bien pour autant.

Les tâches importantes mais non-urgentes doivent être planifiées. Elles peuvent éventuellement être déléguées.

Les tâches non-urgentes et non importantes doivent être éliminées autant que possible.

Placer les gros cailloux en premier

La métaphore des gros cailloux est une autre façon de prioriser ses tâches.

Imaginez un grand vase. Vous devez le remplir en y faisant rentrer des gros galets, des petits cailloux et du sable. Si vous commencez par mettre le sable en premier, puis les petits cailloux, il sera impossible de faire rentrer les gros galets.

En revanche, si vous commencez par les gros galets et que vous ajoutez ensuite, dans l’ordre, les petits cailloux et enfin le sable, vous pourrez tout faire tenir dans le vase. Vous pouvez regarder cette vidéo très parlante.

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Les gros galets sont les choses que vous considérez comme essentielles. Par exemple, votre santé, votre famille, vos amis… Les petits cailloux sont les choses importantes, comme les loisirs, la maison, le travail, etc… Enfin, le sable représente les choses les moins importantes que vous faites (regarder la TV, Netflix, scroller sur les réseaux sociaux…)

Quand on commence par le sable, on n’a plus la place pour les gros cailloux. On se retrouve à dire qu’on n’a pas le temps. Les journées durent 24 heures pour tout le monde, à nous de choisir ce que nous voulons en faire.

Nous ne manquons pas de temps, nous en avons beaucoup dont nous ne savons pas tirer profit.

Sénèque, qui n’avait pas Netflix
Métaphore des gros cailloux

En résumé

Pour prioriser correctement ses tâches et gagner en efficacité, il est nécessaire de bien se connaître. Quels sont mes objectifs de vie ? Quelles sont mes valeurs ? Qu’est-ce qui est essentiel pour moi ?

Ensuite, on peut utiliser des outils comme la matrice d’Eisenhower, qui nous aide à ne pas faire passer les choses importantes, c’est-à-dire celles qui ont un impact sur nos objectifs de vie, après celles qui sont urgentes.

La métaphore des gros cailloux est aussi un bon moyen de prendre conscience de la façon dont nous gérons notre temps et de faire passer en priorité les choses essentielles.

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11 réflexions sur “Comment prioriser les tâches ?”

  1. Merci pour cet article ! Je suis un véritable bourreau du travail et ma gestion du temps quotidienne est toujours à améliorer. Je prends le temps de respirer comme la cohérence cardiaque pour méditer un peu et me recadrer.

  2. Merci beaucoup pour cet article qui permet de prendre de la hauteur et d’explorer différentes pistes d’amélioration ! En tant que mère et auto-entrepreneur, c’est un vrai sujet pour moi 😉 L’image des cailloux me restera clairement en tête quand je ne sais plus comment prioriser.

  3. Depuis que j’utilise cette méthode, c’est vrai que j’ai gagné en efficacité. Mais je ne laisse pas toujours assez de place aux imprévus, la difficulté est aussi de ne pas prévoir plus qu’il ne nous est possible de faire dans un laps de temps défini !

  4. Merci pour cet article important pour une bonne organisation. On devrait nous apprendre cela à l’école notamment la matrice d’Eisenhower ! Nos journées ne font que 24 heures et si l’on néglige régulièrement ses rythmes biologiques et ses besoins, on détériore petit à petit son état de santé insidieusement. J’aime beaucoup l’idée des gros cailloux en premier puis le sable ensuite ! Merci 🙏

    1. Merci pour ton article. J’ai relu avec plaisir la métaphore des gros cailloux. J’ai souri à la délégation des tâches aux enfants, en pensant à mon fils et la vaisselle 😉
      An lot soley 🌈
      Madame Dys

  5. J’utilise assez souvent la matrice d’eisenhower et d’autres méthodes de productivité. Je trouve la métaphore du vase assez parlante 🙂

  6. Cet articles tombe à pic! je dois mieux m’organiser pour diminuer ma charge mentale. je vais de ce pas faire la matrice d’Eisenhower! merci Chloé

  7. Merci pour cet article très inspirant! Je suis d’accord : bien se connaître et savoir où on veut aller est primordial! Je sais parfaitement vers quoi je veux aller. Mais parfois, je me demande si je serai heureuse une fois que j’aurai atteint mon objectif. Un peu comme un catalogue de voyage touristique qui te montre des paysages magnifiques sans tout les à-côtés peu reluisant! Mais une seule manière de le savoir : aller sur place! Donc je continue mon petit bonhomme de chemin!
    J’adore le parallèle avec les gros/petits cailloux et le sable. Je m’en souviendrai dorénavant!

  8. Salut Chloé,

    Super article ! Quand on est entrepreneur, on a besoin de tous ces outils ET de connaitre son rythme biologique.
    Pour ça je recommande le livre « Quand » de Michael Breus qui défini des chronotypes avec des animaux.
    Depuis que je sais que je suis un « ours », j’ai arrêté de culpabiliser d’être HS après le déjeuner et jusqu’à 15/16h…

    Et pour la matrice d’eisenhower, je suis un mauvais élève, je n’arrive pas à déléguer les trucs urgent, mais pas important…mais ça viendra.

    A+

    Benoit

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